Hoe verbeter je een bedrijfskritisch systeem zonder downtime?

De Buurtboer

Vers, lokaal geproduceerd en met zorg samengestelde bedrijfslunches. De Buurtboer verzorgt ze voor een hoop bedrijven. Omdat de meeste producten vers zijn, komt het aan op een goede planning. Dit organiseert de Buurtboer vanuit ‘de Buurtbase’. Acato heeft de Buurtboer onlangs geholpen met het redesign van dit portal. Door de verbeteringen kunnen verse bedrijfslunches gemakkelijker en sneller gemanaged worden. En kan de Buurtboer nog meer bedrijven blij maken met hun verse lunches!

De controlekamer van de Buurtboer

 

De Buurtbase is dé plek waar alles geregeld wordt door werknemers van de Buurtboer. klantbeheer, producten, leveranciers, financiën. En natuurlijk het wekelijkse inplannen van de bestelde lunches. Door de jaren heen is de behoefte aan een gebruiksvriendelijkere omgeving gegroeid. De Buurtbase werd door steeds meer medewerkers gebruikt. Ook nam het aantal taken dat het portal ondersteund toe. Met daarnaast ook de ambitie om de komende periode te groeien was dit het uitgelezen moment om de Buurtbase aan te pakken!

Hoe maken we het makkelijk voor de medewerkers?

 

Samen met de Buurtboer hebben we goed gekeken naar de plekken waarop winst te behalen is. Welke taken worden er veel uitgevoerd, waar is behoefte aan? Welke functionaliteiten verdienen wat extra aandacht, of zijn misschien overbodig? Hiermee hebben we een basis neergezet voor een nieuwe Buurtbase, die het op de juiste plekken makkelijker in gebruik maakt. Dit hebben we gedaan door middel van:

 

  • Consistente patronen voor veel voorkomende taken, zoals bijvoorbeeld voor het wijzigen van informatie.
  • Een goede zoekfunctie, die navigatie sneller maakt voor elke type medewerker. 
  • Een heel gebruiksvriendelijk design system met herbruikbare componenten, zoals de tabellen, headers en tabjes.
  • Frisse uitstraling, waar medewerkers trots op zijn. Een blije medewerker is productiever.

 

Een portal met ambities

 

Hoe bouwen we een nieuw station, zonder het spoorboekje te beïnvloeden? Of in geval van de Buurtboer: hoe implementeer je een heel nieuw portal als de oude zeer intensief gebruikt wordt? Om de Buurtboer medewerkers niet te onderbreken hebben we besloten om zowel de oude als de nieuwe Buurtbase naast elkaar te laten draaien. En stap voor stap onderdelen over te zetten naar het nieuwe omgeving. Wel met gedeelde data, dat maakt het beheer wel zo makkelijk. Doordat medewerkers vloeiend en zonder inloggen kunnen wisselen tussen de systemen is de overgang bovendien geleidelijker. Zo is er minder afhankelijkheid en kunnen nieuwe functionaliteiten gelijk in gebruik genomen worden.

 

Door deze nieuwe structuur is het niet alleen gemakkelijker om uit te breiden, maar ook om andere systemen te koppelen. Zo staat het in de planning om binnenkort een voorraadsysteem te koppelen aan de Buurtbase.

Een goede basis voor groei

 

De nieuwe Buurtbase is inmiddels alweer een tijdje in gebruik en is enorm positief ontvangen bij de Buurtboer. Het is niet alleen fijner in gebruik, maar maakt het werk ook efficiënter en daardoor sneller. Bij veel bedrijven is het erkend dat een goede User Experience veel invloed heeft op het winnen van de harten van nieuwe en bestaande klanten. Maar een goede User Experience voor je eigen werknemers kan minstens zo belangrijk zijn, zeker in deze tijden waar het vinden van goed personeel geen sinecure is.

 

“Bij de Buurtboer draait alles om ons systeem ‘de Buurtbase’. We wisten al langer dat dit systeem aan een grondige renovatie toe was maar merkten ook dat een renovatie niet genoeg was. De veranderende tijden en daarmee ook andere eisen en wensen die wij en onze klanten hadden met betrekking tot dit systeem zorgden ervoor dat we juist ook nieuwe mogelijkheden vanuit onze huidige oplossing wilden creëren. Acato heeft deze behoeften samen met ons in kaart gebracht, waarbij we tot nieuwe inzichten zijn gekomen. Acato heeft de Buurtbase vernieuwd terwijl we geen moment in onze werkzaamheden zijn beperkt. Uiteindelijk heeft dit geleid tot een efficiëntere, snellere en vooral fijne oplossing die enorm veel betekent voor onze organisatie."

Constantijn Nieman - Managing Director Buurtboer

Meer weten over dit project?