9

Hoe zorg je ervoor dat een creatief team binnen de scope van een project blijft, met het hele team de focus behoudt op dingen die er écht toe doen en daarbij de meest creatieve, onderscheidende oplossingen bedenkt voor jouw probleem? Hoe kun je binnen begrenzingen awesome dingen maken samen? Wij bij Acato werken vaak volgens de mindset ‘biggest chunks first’ en bepalen samen wat de prioriteit heeft binnen een project. Maak kennis met ons principe en leer hoe je een creatief team scherp houdt!

bigstones640

Illustration credit: Pascal Genotal (gevonden op AKAlifehacking.com). Je kent hem misschien al wel: dit plaatje illustreert heel goed dat het beter werkt om eerst de grootste uitdagingen aan te pakken (de stenen) en dan pas de kleine (het zand).

Aanleiding

Als designer of projectmanager herken je het volgende misschien wel: er zitten al te veel uren in een project, maar je wilt het goed afronden. Je wilt iets moois maken waar je zelf happy mee bent, waar de klant blij mee is en wat een plekje in je portfolio verdient. Daar wil je liever geen extra facturen voor sturen, ook al zijn er misschien ongemerkt nieuwe features ingeslopen. Je neemt je voor om de volgende keer meer met standaard oplossingen te werken, zodat de kans om uit de bocht vliegen kleiner wordt, maar wordt het ontwerp dan niet saai?

Een ander scenario: je bent als user experience designer lekker bezig, alle pagina’s in de userflow krijgen aandacht en worden uitgewerkt. Maar soms heb je het gevoel dat je steeds weer het wiel opnieuw aan het uitvinden bent: hoe vaak heb je al een contactformulier of paginering ontworpen?

Of: jouw ontwerp werkt echt lekker en is helemaal ‘van nu’. Het is ook nog eens goed ontvangen door de klant, bouwen maar! Maar nu blijken er technische hobbels op de weg te zijn: er zijn geen goede standaardoplossingen voor wat jij hebt bedacht en de realisatie vergt veel tijd voor de developers. Het project dreigt uit de bocht te vliegen en de lekkere flow waar je in zat, is ver te zoeken…

Herkenbaar zeker? Daarom gingen wij op zoek naar antwoorden. Hoe zorg je ervoor dat je als team binnen de scope van een project blijft, de focus behoudt op dingen die er écht toe doen en daarin de meest creatieve, onderscheidende oplossingen bedenkt? Wij hebben een principe opgesteld dat hierbij helpt. Hoe werkt het dan? Dit principe, dat wij (heel passend) Make it Fit noemen, is eigenlijk heel simpel en als volgt:

Stap 1: sitemap

Voordat er wordt gestart met het ontwerp, maak je een ouderwetse sitemap, waarin alle paginatypes zijn gedefinieerd en de specificaties per pagina of asset worden geformuleerd. Deze specificaties kunnen voortkomen uit de briefing, maar kunnen ook bepaalde eisen of wensen zijn waar de merkwaarden aan ten grondslag liggen.

Stap 2: kick-off

make-it-fit-2

“Coming together is a beginning; keeping together is progress; working together is success.” – Henry Ford

Deze sitemap ga je in een kickoff met het hele team waarderen: je bepaalt samen waar net dat beetje extra liefde in moet zitten om de merkwaarden goed naar voren te laten komen én waar er complexe onderdelen gerealiseerd moeten worden. Deze stap is heel belangrijk, omdat je hier je eigen aannames gaat testen. In de online wereld volgen de ontwikkelingen zich snel op en het kan dus zijn dat er ontwikkelingen zijn geweest die complexe functionaliteiten een stuk makkelijker maken om te realiseren, bijvoorbeeld. Samen weet je meer dan alleen, betrek dus het hele team erbij: dat bespaart je een hoop tijd en geld!

P.S. Wist je dat je dit principe trouwens ook kunt toepassen op customer journeys of service blueprints? Kijk dan waar de moments of truth zitten en stop precies daar wat extra liefde in! Dan is stap 1 niet het maken van een sitemap, maar het mappen van een customer journey of service blueprint.

Stap 3: ontwerp en realisatie belangrijke en spannende pagina’s/onderdelen

scope project

De designers en developers gaan vervolgens aan de slag met het uitwerken van jouw kritieke pagina’s en assets. This is where the love goes.

Stap 4: realisatie overige pagina’s en onderdelen

Vervolgens kunnen de overige pagina’s gerealiseerd worden op basis van goede standaarden, waarbij technische haalbaarheid key is en development dus leidend.

Hoe hou je dit bij?

pasted-image-0-1

Wij gebruiken zelf vaak Trello, een webbased projectmanagement tool, om de voortgang van het project bij te houden gedurende stap 3 en 4. Wij maken dan voor elke pagina een zogenaamde ‘card’ aan met een omschrijving, specificaties en de assets die deze pagina bevat. Vervolgens kun je assets toewijzen, vragen stellen en beantwoorden en aangeven hoe ver je bent met een asset. Wil je een tip voor gevorderden? Maak eerst een aparte card aan waarin je alle unieke assets opneemt. De designers en developers weten dan precies welke assets ze moeten maken en waar deze uiteindelijk moeten worden geïmplementeerd. Hoe handig is dat!

Oké, maar wat heb ik hieraan?

De voordelen:

  • je maakt de scope visueel inzichtelijk voor de klant, waardoor de verwachtingen voor iedereen duidelijk zijn
  • je zet de expertise van de teamleden nuttig en op tijd in en je vergroot hiermee het teamgevoel
  • je focust eerst op de grootste uitdagingen en pakt kleinere onderdelen later op, waardoor de werkzaamheden beter passen binnen de scope (zie ook de afbeelding)
  • je legt de focus op de juiste plek, werkt toe naar echt mooie en creatieve oplossingen en verhoogt zowel de kwaliteit van wat je oplevert als je work efficiency!

Ben je benieuwd hoe dit in de praktijk heeft gewerkt voor ons of klinkt dit als muziek in de oren en wil je ook op deze manier bij ons aan de slag? Bel of mail ons dan!

Geschreven door: Sirvan Ugur

Van gedachten wisselen over een nieuw idee of een offerteaanvraag?